Het gaat om verordening 2016/1191 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012. De verordening is van toepassing vanaf 19 februari 2019. Eerst moeten de lidstaten de elektronische uitwisseling van informatie nog op orde brengen.
De nieuwe verordening is, onder meer, van toepassing op openbare documenten met betrekking tot geboorte, overlijden, naam, huwelijk, geregistreerd partnerschap, echtscheiding, afstamming, adoptie, woon- en/of verblijfplaats en nationaliteit. Deze verordening ziet ook op documenten die voor een persoon worden afgegeven door de lidstaat waarvan die persoon onderdaan is om te bewijzen dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft. Daarnaast is de verordening van toepassing op elektronische versies van openbare documenten en meertalige modelformulieren die elektronisch kunnen worden uitgewisseld.
Verordening 2016/1191 is daarentegen niet van toepassing op paspoorten of identiteitskaarten, omdat deze documenten niet aan legalisatie of een soortgelijke formaliteit zijn onderworpen wanneer zij in een andere lidstaat worden overgelegd.
Alle EU-lidstaten zijn reeds partij bij het internationaalrechtelijke Apostilleverdrag uit 1961. Bij dit verdrag is een systeem geïntroduceerd tot afschaffing van het vereiste van legalisatie en vereenvoudiging van het verkeer van openbare documenten die zijn afgegeven door de verdragsluitende staten. Deze EU-verordening moet worden beschouwd als een autonoom instrument dat los staat van het Apostilleverdrag. Burgers kunnen een beroep doen op de uitgebreidere mogelijkheden van de verordening. Maar zij mogen, als zij dat willen, ook een beroep blijven doen op het Apostilleverdrag, ook al biedt dat verdrag minder mogelijkheden.
